PENTINGNYA ADMINISTRASI PENDIDIKAN

A. Pendahuluan
Kebanyakan orang berpendapat bahwa administrasi hanya dianggap sebagai kegiatan tulis-menulis dan pembukuan keuangan. Pandangan tersebut  kadang-kadang ada benarnya juga dan bukan tidak beralasan. Secara fisik dan kenyataannya  kegiatan admninistasi memang dilakukan  dalam praktek  tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat  tulis, mesin ketik atau komputer. padahal secara  teoritis kegiatan administrasi lebih luas dari pada itu. Bukan saja  sebagai kegiatan pendukung  dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan. Pandangan demikian itu tidak sepenuhnya juga  benar.

Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat bahkan masalah  hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar. Oleh karena itu kebenaran  data administrasi menuntut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti fisik ditinjau dari aspek  hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, sangat diperlukan  baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk kepentingan penelitian mahasiswa. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus capable terhadap teknologi informasi saat ini.
B. Peranan Administrasi dalam Pendidikan
Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data(recording system) dan pelaporan (reporting system).
Administrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut. Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari. Pengawas pendidikan di semua tingkat  memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data  untuk pelaporan yang lebih tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi lainnya.
Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.
Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi di tingkat sekolah.
Pengertian Administrasi Pendidikan
Kata “Administrasi” berasal dari bahasa latin  yang terdiri atas kata ad dan ministrare. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan ministrare sama dengan to save atau to conduct yang berarti “melayani”, “membantu”, atau “mengarahkan”. Dalam Bahasa Inggris to administer berarti pula “mengatur” , “memelihara” (to look after), dan mengarahkan. (M. Ngalim Purwanto, 2004 : 1)
Jadi kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.
Sedangkan administrasi pendidikan ialah segenap proses pengarahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personal, spiritual maupun material yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.
Administrasi Pendidikan dan Administrasi Sekolah
Administrasi pendidikan meliputi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan pendidikan di suatu negara.
Sedangkan administrasi sekolah kegiatan-kegiatannya terbatas pada pelaksanaan pengelolaan pendidikan di sekolah sehingga kita mengenal adanya administrasi Sekolah Dasar, Lanjutan, Perguruan Tinggi dan sebagainya, diantaranya kepemimpinan Kepala Sekolah, Supervisi dan sebagainya.
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur pokok, diantaranya:

    Adanya sekelompok manusia (sedikitnya dua orang)
    Adanya tujuan yang hendak di capai bersama
    Adanya tugas / fungsi yang harus dilaksanakan
    Adanya perlengkapan dan peralatan


Pengertian Tata Usaha
Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha
a) Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
b) Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.
c) The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun,mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Selanjutnya, dalam Handout  ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.
Administrasi pendidikan dalam arti yang seluas-luasnya adalah suatu ilmu yang mempelajari penataan sumber daya yaitu sumber daya manusia, kurikulum atau sumber belajar dan fasilitas untuk mencapai tujuan pendidikan secara optimal dan menciptakan suasana yang baik bagi manusia, yang turut serta dalam pencapaian tujuan pendidikan yang disepakati. Administrasi pendidikan pada dasarnya adalah suatu media belaka untuk mencapai tujuan pendidikan secara produktif yaitu efektif dan efisien.” Engkoswara (1987 : 42)
Jadi dengan lebih memperhatikan aspek administrasi pendidikan maka diharapkan tujuan pendidikan atau target program pendidikan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Administrasi pendidikan yang juga sering disebut dengan manajemen pendidikan sangat diperlukan untuk menjamin supaya seluruh kegiatan pendidikan dapat terlaksana dengan optimal.
“Administrasi pendidikan adalah proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan dan pembiayaan, dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personil, materiil, maupun spirituil untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.”
Purwanto dan Djojopranoto (1981:14) bahwa :
Karena administrasi pendidikan merupakan suatu usaha bersama yang dilakukan untuk mendayagunakan semua sumber daya baik manusia, uang, bahan dan peralatan serta metode untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
Efektif :
mengerjakan pekerjaan yang benar  atau tepat
Efisien :
mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat
Apa pengertian efisien dan efektif jelaskan perbedaannya serta berikan contohnya
Efisien adalah perbandingan antara keluaran dengan masukan atau kemampuan untuk mengerjakan hal dengan benar.
Efektif adalah perbandingan antara keluaran dengan tujuan atau kemampuan untuk mengerjakan hal yang benar.
Contoh : membunuh nyamuk dengan bom. Efektif nyamuk mati, tetapi tidak efisien karena rumah hancur dan memerlukan biaya besar dalam pembuatan bom
Jadi dalam administrasi pendidikan terkandung unsur-unsur

    Tujuan yang akan dicapai.
    Adanya proses kegiatan bersama.
    Adanya pemanfaatan sumber daya.
    Adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan terhadap sumber daya yang ada.


Dari segi operasional atau bidang garapan, maka administrasi pendidikan meliputi

    Administrasi Kesiswaan.
    Administrasi Pengajaran
    Administrasi Personil
    Administrasi Persuratan dan Kearsipan
    Administrasi Keuangan
    Administrasi Perlengkapan
    Administrasi Hubungan Masyarakat
    Administrasi Perpustakaan



Maka ruang lingkup administrasi sekolah
Manajemen administratif, meliputi proses manajemen yang pada dasarnya terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Ruang lingkup manajemen seperti ini juga sering disebut sebagai proses manajemen atau fungsi manajemen
Manajemen operatif, meliputi unit-unit kegiatan dalam sebuah organisasi yang diantaranya terdiri dari administrasi kesiswaan, administrasi pengajaran, administrasi personil, administrasi persuratan dan kearsipan, administrasi keuangan, administrasi perlengkapan, administrasi hubungan masyarakat, serta administrasi perpustakaan
Pengertian Pelayanan
   
Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain :
Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan juga merupakan suatu proses.
Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17).
Yang dimaksud pelayanan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak. Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12)
Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum.
Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara
lain :

    Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;
    Kesederhanaan,memudahkan  yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan(kalau bisa dipermudahkan mengapa dipersulit) jangan dibalik
    Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas ;
    Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang ;
    Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi ;
    Menyenangkan, Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.


FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI PENDIDIKAN/SEKOLAH
Bahwa administrasi sekolah memiliki fungsi :

    Perencanaan ( Planning )
    Pengorganisasian ( Organizing )
    Pengoordinasian ( Coordinating )
    Komunikasi
    Supervisi
    Kepegawaian ( Staffing )
    Pembiayaan ( Budgeting )
    Penilaian ( Evaluating )


Dengan melihat kepada unsur – unsur pokok dalam administrasi seperti telah di   kemukakan terdahulu, jelas bahwa bidang – bidang  yang tercakup di dalam proses kegiatan administrasi pendidikan itu luas.
Secara terperinci bidang garapan administrasi pendidikan adalah sebagai berikut :
1). Administrasi tata laksana sekolah, meliputi :

    Organisasi dan struktur pegawai tata usaha
    Organisasi dan anggaran belanja keuangan sekolah ,Masalah kepegawaian ,Masalah perlengkapan dan perbekalan, Keuangan dan pembukuan
    Korespondensi / surat – menyurat
    Laporan – laporan (bulanan, kuartalan, dan tahunan)
    Masalah pemangkatan, pemindahan, penempatan, dan pemberhentian pegawai
    Pengisian buku pokok, klapper, raport, dan sebagainya
    Administrasi personel guru dan pegawai sekolah, meliputi :
    Pengangkatan dan penemptan tenaga guru
    Organisasi personel guru
    Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru
    Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru
    Konduite dan penilaian kemajuan guru
    Inserfivice training dan up-grading guru


  
2).Administrasi Murid, meliputi:

    Organisasi dan perkumpulan murid
    Masalah kesehatan dan kesejahteraan murit
    Penilaian dan pengukuran kemajuan murid
    Bimbingan dan penyuluhan bagi murid


3). Supervisi pengajaran, meliputi:

    Usaha membangkitkan semangat guru dan pegawai
    Usaha mengembangkan, mencari dan menggunakan metode pengajaran yang baru
    Usaha mengembangakan kerja sama antara guru, murid,dan pegawai
    Mengusahakan cara-cara menilai hasil pendidikan
    Usaha mempertinggi mutu dan pengalaman guru-guru
    Pelaksanaan dan Pembinaan Kurikulum, meliputi:
    Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan
    Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum
    Kurikulum bukanlah sesuatu yang harus di ikuti begitu saja tanpa perubahan
    Pendidikan dan perencanaan bangunan sekolah, meliputi:
    Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang di butuhkan
    Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya pendirian sekolah
    Menentukan jumlah ruang dan luasnya
    Cara-cara penggunaan gedung dan fasilitas sekolah
    Alat-alat perlengkapan
    Kondisi masyarakat sekitar sekolah